Durchblick im eigenen Unternehmen

„Bringen Sie mir bitte die Personal-Akte von Herrn Müller!“, rief einst der Chef. Nach langer Sucherei lag die dicke Mappe dann auf dem Schreibtisch – so sah es früher aus, heute geht es anders…

Als Geschäftsführer möchten Sie hauptsächlich eins: sich schnell und unkompliziert einen Gesamtüberblick im Unternehmen verschaffen. Mit einem digitalen Archiv haben Sie eine unternehmensübergreifende Sicht auf alle Dokumente, Projekte und Workflows. Das digitale Archiv vereint zentral, geschützt und ortsunabhängig das gesamte Wissen im Unternehmen.

Digital arbeiten. Digital archivieren. Digital überblicken.

Die Geschäftsführung ist der Kopf des Unternehmens. Oftmals gibt es in kleinen und mittelständischen Unternehmen die Alleingeschäftsführung. Der Geschäftsführer muss dann sowohl die kaufmännische als auch die vertriebliche und technische Seite abdecken. Die wahrzunehmenden Aufgaben sind reichhaltig und kommen aus verschiedenen Bereichen im Unternehmen, z. B. von Produktion, Vertrieb, Personal, Buchhaltung etc.

Äußerst wichtig für jeden Geschäftsführer ist es, einen Überblick über alle Bereiche bzw. Abteilungen zu haben. Ein schneller Einblick in die Personal-Akten, offene Rechnungen, aktuelle Unternehmensdaten oder Bewerbungsunterlagen: Mit der digitalen Archivierung greifen Sie zentral auf die gewünschten Dokumente und Geschäftsprozesse zu – sogar von unterwegs. Wichtige Unterlagen müssen nicht mehr via E-Mail geteilt werden und veraltete Versionen von Dokumenten gehören der Vergangenheit an. Eigene, vorhandene ERP-Lösungen lassen sich problemlos integrieren. Den unberechtigten Zugriff verhindern definierte Zugriffsberechtigungen. Sensible Daten sind also sicher und gesetzeskonform gespeichert. Zudem lassen sich Raum-, Lagerkosten, Papierverbrauch, Druck- und Mietkosten erheblich reduzieren.

Intelligente Umsatzsteigerung

Suchen kostet viel Zeit, Kraft und im schlimmsten Fall sogar Kunden – und letztendlich Umsatz. Dank der intelligenten OCR-Volltextsuche erhalten Sie Ihr Suchergebnis innerhalb von wenigen Sekunden.

Jegliche Korrespondenz, vom Auftrag über Telefonnotizen und Vermerken bis hin zur Rechnung können schnell nachvollzogen werden. Belege wie Angebote, Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen können mit definierten Aufgaben effizient einem entsprechenden Workflow zugeordnet werden. Durch den Rechnungseingangsworkflow können Sie Rechnungen einfach und reibungslos prüfen und freigeben. Mit der individuellen Workflow-Funktion steigern Sie die Effizienz um ein Vielfaches.

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter

Schaffen Sie ein optimales „Wir-Gefühl“ im Unternehmen und motivieren Sie dadurch Ihre Mitarbeiter. Die nervenaufreibende Suche hat ein Ende und Vertretungsregelungen bei Urlaub oder Krankheit funktionieren reibungslos. Die Reduzierung der monotonen Ablage- und Suchtätigkeiten sorgen für ein besseres Betriebsklima und mehr Spaß bei und vor allem an der Arbeit. Auch die Kommunikation innerhalb des Teams und der Abteilungen ist besser, daraus resultieren produktivere Arbeitsergebnisse. Anmerkungen und Notizen liegen nicht querbeet auf den Schreibtischen herum, sondern unterstützen alle Mitarbeiter digital und gezielt bei der Auftragsabwicklung oder Kundenakquise.

Wie viel Zeit, Geld und Nerven haben Sie noch zu verschenken?

Ein digitales Archiv ist vielseitig einsetzbar! Es führt kein Weg daran vorbei, denn mit den GoBD 2015 besteht sogar die Pflicht alle handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumente in elektronischer Form korrekt aufzubewahren und vorweisen zu können. Wie viel Zeit, Geld und Nerven haben Sie bis dahin noch zu verschenken?

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